8 Tipps, um mit Informationsüberflutung umzugehen
Am 20. Oktober ist Tag der Informationsüberflutung (Information Overload Day). Ziel dieses Tages ist es, die Auswirkungen der Digitalisierung auf unseren Alltag näher zu beleuchten. Dank unserer Smartphones sind wir jederzeit erreichbar und erhalten durchgehend private und berufliche E-Mails und Nachrichten aus sozialen Netzwerken von sozialen Netzwerken, was dazu führt, dass wir täglich Unmengen an Informationen verarbeiten.
Es ist also nicht überraschend, dass sich Menschen leicht überwältigt fühlen. Der Tag der Informationsüberflutung selbst ist schon Beweis dafür, dass die zunehmende Digitalisierung unserer Welt durchaus einen negativen Einfluss auf unser berufliches sowie unser privates Leben haben kann. Gleichzeitig bietet er uns die Möglichkeit, Tipps und Ratschläge zu teilen, um besser mit Stress umzugehen.
Wir haben uns mit Mary Jane Roy, Miteigentümerin der Firma KEYSTONE Success, unterhalten, um herauszufinden, wie man das Risiko einer Informationsüberflutung mindert. Roys Job ist es, Menschen bei dem richtigen Umgang mit Stress auf der Arbeit zu helfen. Sie hat einige hervorragende Ratschläge für Arbeitnehmer sowie Arbeitgeber, die sich von den Konsequenzen einer digitalen Welt unter Druck gesetzt fühlen. Acht der besten Tipps haben wir nun für Sie zusammengefasst.
1. Organisieren Sie Trainingsprogramme
Es gibt verschiedene Programme, die uns helfen, mit der digitalen Welt umzugehen. Eine davon ist das Achtsamkeitstraining, um Arbeit besser einteilen und optimal Prioritäten setzen zu können. Zwar glauben wir, dass wir im Multitasking gut sind, doch tatsächlich ist das nicht der Fall. Eine von Dean und Webb durchgeführte Studie zeigt, dass die Produktivität und Kreativität von Mitarbeitern nachlässt, wenn diese zu viele Aufgaben gleichzeitig erledigen müssen.
2. Legen Sie bestimmte Zeiten fest, zu denen Sie Ihre E-Mails bearbeiten
Sobald eine E-Mail in unserem Posteingang landet, verleitet es uns dazu, diese sofort zu lesen und beantworten. Dean und Webb weisen jedoch darauf hin, dass eine Unterbrechung unseres Arbeitsflusses, darunter auch das Beantworten einer E-Mail, großen Einfluss auf unsere Effizienz hat. Ablenkungen können sich nachteilig auf das Einhalten von Abgabeterminen und die Qualität der gelieferten Arbeit auswirken. Darum ist es wichtig, jeden Tag bestimmte Zeiten festzulegen, zu denen man E-Mails liest und beantwortet. So kann man anderen Aufgaben immer seine volle Aufmerksamkeit schenken.
3. E-Mails am Computer statt auf dem Handy lesen
Mary Jane Roy erklärt einen Weg, die richtige Balance zwischen Privat- und Berufsleben einzuhalten. Sie leitet ihre E-Mails nicht an ihr Handy weiter, sondern liest diese ausschließlich zu festgelegten Zeiten an ihrem Computer.
4. Identifizieren und achten Sie auf Ihre Stressauslöser
Immer mal wieder in sich hineinhorchen – eine gesunde Selbstwahrnehmung zu entwickeln ist einer der wichtigsten Ratschläge von Mary Jane Roy. Auf diese Weise haben wir unser Stresslevel besser im Griff und wir verlieren weniger schnell die Kontrolle. „Wir haben dieses Smartphone in unserer Hand und sollten deutlich smarter damit umgehen.“ Regelmäßige Erinnerungen und Bewegungspausen im Smartphone zu programmieren kann eine große Hilfe sein.
5. Alle 90 Minuten eine dreiminütige Pause einlegen
Meetings und andere Verpflichtungen können oft in den Weg kommen, aber versuchen Sie regelmäßig kurze Pausen vom Bildschirm zu machen. Nutzen Sie solche Momente, um sich wieder zu sammeln und Ihre Energiereserven aufzuladen.
6. Mehr Bewegung
Mary Jane Roy und KEYSTONE Success bieten einen Workshop namens „Sitting is killing“ (Sitzen ist Mord) an, um darauf aufmerksam zu machen, wie gesundheitsschädlich langes Sitzen tatsächlich sein kann. Sie erklärt: „Wir hören von Menschen, die in großen Unternehmen arbeiten, dass sie durchschnittlich 14 Stunden pro Tag sitzen. Wenn man bedenkt, dass man 6-8 Stunden pro Tag schläft, ist die Zeit für Bewegung stark eingeschränkt.“
Auch wenn Sie statt dem Aufzug lediglich die Treppe nehmen – schon ein kleines Bisschen physische Aktivität kann sich positiv auf die Gesundheit auswirken. Versuchen Sie also, solche kleinen Dinge so häufig wie möglich in Ihren Alltag einzubauen.
7. Lernen Sie “Nein” zu sagen
Es ist wichtig, dass Sie auf der Arbeit klare Grenzen setzen. Akzeptieren Sie nicht blind neue Aufträge, ohne vorher zu prüfen, ob Sie dafür überhaupt Zeit haben. Manchmal ist es notwendig „Nein“ zu sagen und die bereits vorliegenden Aufgaben zur Priorität zu machen.
8. Schauen Sie nicht den ganzen Tag auf den Bildschirm
Zu guter Letzt sollten Sie nicht die Welt außerhalb der Technik vergessen. Ab und zu ist es wichtig, sie hinter sich zu lassen, und wieder eine Verbindung mit der echten Welt herzustellen. KEYSTONE Success hat den innovativen Keystone Vitality Check entwickelt, mit dem sich das Wohlbefinden von Mitarbeitern ermitteln lässt. In einem Teil des Tests müssen Teilnehmer die Frage beantworten, ob sie E-Mail-Benachrichtigungen auch nach der Arbeit auf ihr Handy geschickt bekommen. Nur 3,7% der Befragten gaben an, nach der Arbeit wirklich abzuschalten.
Mary Jane Roy sagt: „Oft hören wir von den Teilnehmern unserer Kurse, dass sie nach dem Aufwachen als erstes einen Blick auf ihr Handy werfen und vorm Einschlafen ebenfalls.“ Doch es ist wichtig, dass man sich ab und zu eine Pause von der digitalen Welt gönnt. Schauen Sie zum Beispiel während Ihrer nächsten Zug- oder Busfahrt nicht auf Ihr Handy, sondern achten Sie darauf, was um Sie herum geschieht. Oder reduzieren Sie einfach die Zeit, die Sie nach der Arbeit online verbringen.
Wir werden uns immer bewusster, dass Burnout und ähnliche Krankheiten in Verbindung mit Stress im Büro und außerhalb stehen. Sich davon wieder zu erholen dauert lange Zeit und kann für Unternehmen deshalb sehr teuer werden. Mary Jane Roy ist der Meinung, dass Unternehmen die Informationsüberflutung ihrer Mitarbeiter anerkennen und die nötigen Präventivmaßnahmen vornehmen sollten. Folgen Sie unseren acht Ratschlägen, um die negativen Auswirkungen dieser Überflutung zumindest zu reduzieren.
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