E-Mails sind neben dem Telefon nach wie vor das wichtigste Kommunikationsmittel im Beruf. Zwar werden immer mehr der elektronischen Nachrichten nicht mehr klassisch mit dem Computer oder Laptop versendet sowie abgerufen, sondern mehr und mehr mobil via Tablet und Smartphone, doch wird die E-Mail auch in Zukunft eher an Wichtigkeit zunehmen als verlieren. Das Problem an der Sache ist nur: Von den unzähligen versendeten E-Mails werden viele nie oder nur sehr langsam beantwortet. Wie also können Sie aus der Masse herausstechen und dafür sorgen, dass Ihre Antwortrate und -frequenz drastisch steigen?

Junge Frau am Tablet freut sich über eine freundliche E-Mail
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E-Mail-Verkehr steigt um durchschnittlich fünf Prozent pro Jahr

Nur 17 Prozent der Berufstätigen in Deutschland besaßen im Jahr 2014 keine berufliche E-Mail-Adresse. Dabei handelt es sich vor allem um den handwerklichen und landwirtschaftlichen Sektor. Und das bedeutet noch lange nicht, dass die Befragten nicht dennoch eine private E-Mail-Adresse pflegen. Ein Büroarbeitsplatz ohne berufliche E-Mail-Adresse – das wäre hingegen in zahlreichen Branchen ein Ding der Unmöglichkeit. Im Jahr 2012 lag die Zahl der Berufstätigen ohne berufliche E-Mail-Adresse noch bei 33 Prozent. Die Tendenz scheint eindeutig.

Infografik: Belastung durch berufliche E-Mails steigt | StatistaMehr Statistiken finden Sie bei Statista

Auch die Zahl der durchschnittlich empfangenen E-Mails pro Person ist in diesem Zeitraum von elf auf 18 gestiegen. Zehn Prozent der Nutzer einer beruflichen E-Mail-Adresse erhielten im Befragungszeitraum 2014 sogar über 40 Nachrichten pro Tag. Da bleiben nur noch zwei Möglichkeiten: E-Mail für E-Mail abarbeiten – was angesichts der Masse sehr lange dauern kann. Schnell wird die Organisation des Postfaches zur Haupttätigkeit, während die eigentliche Arbeit stapelweise liegen bleibt. Daher wählen viele Berufstätige die zweite Variante: radikales Aussortieren. Während nur die wichtigsten E-Mails schnell oder überhaupt beantwortet werden, wandern die anderen in den Spam-Ordner, den Papierkorb oder eine endlos lange Warteliste. Eine Besserung der Situation ist nicht in Sicht. Im Gegenteil: Aktuell steigt der weltweite E-Mail-Verkehr um durchschnittlich fünf Prozentpunkte pro Jahr. Die Zukunftsprognosen sehen vergleichbar aus.

Infografik: Globaler eMail-Verkehr steigt jährlich um 5% | StatistaMehr Statistiken finden Sie bei Statista

Bei mehr als 120 Milliarden beruflichen E-Mails pro Tag drängt sich eine Frage auf: Wie können Sie mit Ihrer E-Mail aus dieser Masse herausstechen, damit Sie nicht nur überhaupt eine Antwort erhalten, sondern auch noch möglichst schnell?

Ein Wort am Ende der E-Mail erhöht Antwortrate um 18,2 Prozent

Mit dieser Frage hat sich auch das Unternehmen „Boomerang“ beschäftigt und im Zuge der Nutzung seines Plugins 350.000 E-Mail-Verläufe analysiert. Es kam dabei zu einem erstaunlichen Ergebnis: Viele Menschen legen großen Wert auf die Formulierung der Grußformeln.

Lese-Tipp: „Geschäftliche E-Mails: Wie kreativ dürfen Grußformeln sein?

Das ist keineswegs ein Fehler, wie Sie gleich sehen werden. Denn für seine Auswertung nahm „Boomerang“ acht verschiedene Grußformeln sowie deren Auswirkungen auf die Antwortrate und -schnelligkeit genauer unter die Lupe. Das Unternehmen orientiert sich dabei an den acht gängigsten Formulierungen, welche dementsprechend am häufigsten in den 350.000 E-Mail-Verläufen aufzufinden waren. Zu erwähnen sei an dieser Stelle, dass die Analyse vom Englischen ins Deutsche übersetzt wurde. Es handelt sich demnach um folgende vergleichbare Floskeln: