Geschenke an Mitarbeiter – steuervergünstigt oder steuerfrei?
Jedes Jahr quält uns die Frage, was wir zu Weihnachten verschenken möchten. Aber wie sieht es eigentlich mit Mitarbeitergeschenken aus? Arbeitgeber in Deutschland haben die Möglichkeit Ihren Angestellten Geschenke in Form von Sachzuwendungen oder Aufmerksamkeiten zu machen. Wer es richtig macht, kann seinen Mitarbeitern einiges zukommen lassen, ohne dafür Lohnsteuer oder Sozialversicherungsabgaben zu zahlen.
Welche Bedeutung haben Geschenke für Mitarbeiter?
Das ipsos-Institut befragte zu diesem Thema 1.000 Menschen im Alter zwischen 18 und 70 Jahren. Das Ergebnis: Die überwiegende Mehrheit der deutschen Arbeitnehmer (79 Prozent) freut sich nicht nur über Geschenke des Arbeitgebers, sie steigern auch die Motivation (66 Prozent). Mehr als der Hälfte der Arbeitnehmer (56 Prozent) ist diese Form der Wertschätzung wichtig und 60 Prozent der Erwerbstätigen finden sogar, dass Geschenke ihren Arbeitgeber sympathischer machen.
Sachzuwendung oder Aufmerksamkeit?
Geschenk ist allerdings nicht gleich Geschenk. Wenn es um Mitarbeitergeschenke geht, unterscheidet man diese in der Regel zwischen Sachbezügen und Aufmerksamkeiten.
Sachbezüge sind Zuwendungen ohne besonderen Anlass. Darunter fallen beispielsweise monatliche Gutscheine oder Prepaidkarten. Diese Sachbezüge bleiben steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn sie monatlich die Grenze von insgesamt 44 Euro nicht überschreiten.
Aufmerksamkeiten dagegen bleiben bis zu 60 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei. Sie sind an einen bestimmten Anlass wie Geburtstag oder Hochzeit gebunden. Ein Weihnachtsgeschenk fällt allerdings nicht darunter, da Feiertage wie Weihnachten oder Ostern nicht zu den persönlichen Anlässen gehören. Sie sind daher nicht im Rahmen des 60 Euro Sachbezugs steuerbegünstigt.
Fällt das Geschenk üppiger aus, kann der Arbeitgeber eine pauschale Lohnsteuer übernehmen. Damit wären die Abgabepflichten des Arbeitnehmers abgegolten.
Die Sachzuwendungsfreigrenze
Geschenke, die unter anderem auch monatlich erfolgen können, sind in den meisten Fällen Gutscheine und fallen unter Sachzuwendungen. Laut Einkommensteuergesetz sind Sachzuwendungen an Mitarbeiter bis zu 44 EUR pro Monat steuerfrei (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EStG) und aufgrund der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) wird die Steuerfreiheit auch für die Sozialversicherung übernommen (§ 3 Abs. 1 Satz 3 SvEV). Der Anlass des Geschenkes spielt keine Rolle und die Freigrenze kann jeden Monat aufs Neue ausgeschöpft werden.
Ein großer Vorteil ist, dass ein Mitarbeiter zeitgleich auch eine Aufmerksamkeit von bis zu 60 Euro im selben Monat erhalten kann. Sollte ein Angestellter beispielsweise vom Arbeitgeber ein Geburtstagsgeschenk erhalten, heißt das nicht, dass eine monatliche Prämie deswegen wegfallen muss. Es sind sogar zwei Aufmerksamkeiten (R 19.6 LStR) in einem Monat möglich. Die Steuerfreistellung für Aufmerksamkeiten führt in der Sozialversicherung zur Abgabenfreiheit (§ 1 Abs. 1 Nr.1 SvEV).
Was muss ich bei der Sachzuwendungsfreigrenze beachten?
In der Theorie klingt die Freigrenze nicht schlecht, dennoch sollten Arbeitgeber bei der praktischen Umsetzung auf gewisse Punkte achten. Wird der Betrag von 44 Euro oder 60 Euro bereits um einen einzigen Cent überschritten, wird der Arbeitgeber zur Kasse gebeten. Die Steuerfreiheit sowie die Sozialversicherungsfreiheit gehen damit verloren.
Wichtig ist außerdem alle Sachzuwendungen genauestens zu protokollieren. Vielen Arbeitgebern ist meist nicht bewusst welche Sachzuwendungen insgesamt in die Freigrenze fallen. Dazu können neben möglichen Gutscheinen auch Jobtickets oder Teamevents fallen. Bekommen Mitarbeiter einer Firma beispielsweise einen 30 Euro Gutschein, werden aber im selben Monat noch zu einem Teamevent eingeladen, welches den Arbeitgeber pro Mitarbeiter 15 Euro kostet, so ist die Freigrenze bereits um einen Euro überschritten und dieser Euro muss versteuert werden. Je nach Anzahl der Mitarbeiter kann das teuer ausfallen.
Ausnahmen sind dabei sogenannte steuerfreie Streuartikel wie Kugelschreiber oder USB-Sticks mit einem Anschaffungswert von weniger als 10 Euro. Hier wird keine Steuer fällig, weder vom Schenkenden noch vom Beschenkten. Diese Streuartikel gelten nicht als geldwerter Vorteil.
Geldbeträge sind keine Geschenke
Arbeitgeber sollten bedenken, dass die Freigrenzen ausschließlich auf Sachzuwendungen zu beschränken sind. Gutscheine, die nicht vollständig für eine Sache eingelöst werden, können demnach nicht einfach ausbezahlt werden. Die Ausschließlichkeit, dass Gutscheine nur für eine “Sache” verwendet werden, wurde vom Bundesfinanzhof (BFH) ausdrücklich festgesetzt. Es empfiehlt sich daher elektronische Gutscheine auszugeben, da selbst kleine Restbeträge gespeichert werden können und Arbeitgeber so leicht einen Nachweis erbringen können, dass es sich bei den Geschenken nur um Sachbezüge handelt. Außerdem müssen Arbeitgeber nachweisen können wann die Gutscheine herausgegeben wurden, was sich bei digitalen Gutscheinen als weit praktikabler erweist. Bei Papiergutscheinen erfordert dies einen erheblichen Verwaltungsaufwand. Zusätzlich besteht die Gefahr, dass nicht genug Nachweise für den BFH vorhanden sind, um eine Steuerfreiheit zu garantieren.
Andere Zusatzleistungen
Neben Sachbezügen gibt es noch weitere steuerlich geförderte Maßnahmen im Bereich Gesundheit. Für Massagen, Rücken-Trainings oder sogar Raucherentwöhnungskurse darf der Arbeitgeber bis zu 500 Euro im Jahr übernehmen. Ein Handy oder einen Laptop von der Firma, darf der Mitarbeiter betrieblich sowie privat steuerfrei nutzen. Wie viel die Geräte gekostet haben, spielt hierbei keine Rolle.
Andere Zusatzleistungen können auch in der Kinderbetreuung erbracht werden. Unterstützt ein Arbeitgeber seine Beschäftigten bei den Kosten für Einrichtungen zur Unterbringung und Betreuung nicht schulpflichtiger Kinder, sind diese Zuschüsse steuer- und sozialversicherungsfrei. Darunter fallen Einrichtungen wie Kindergärten, Kitas, Schulkindergärten und sogar Tagesmütter.
Ein Kindergartenzuschuss ist daher eine durchaus attraktive Alternative zur individuellen Gehaltserhöhung mit Vorteilen für Arbeitgeber wie auch für den Arbeitnehmer. Denn im Gegenzug zu einer Gehaltserhöhung um den gleichen Betrag sparen beide Parteien die Abgabe für die Sozialversicherung und der Arbeitnehmer zusätzlich noch die Lohnsteuer.
Für welchen Weg Sie sich auch entscheiden: Fakt bleibt, dass Aufmerksamkeiten jeder Art sich positiv auf Ihre Mitarbeiter auswirken und den Arbeitsplatz attraktiver machen.
- geschrieben von Sophia Scheffler (Marketing HeavenHR)
"Erfolg und Lebensqualität ist der Schlüssel für mehr Zufriedenheit!" 